כללי התנהגות ואתיקה של התכתבות עסקית

המציאות העסקית המודרנית היא כזו שרק 15% מיזמים בינוניים וגדולים המחפשים לחזק את מעמדם בשוק משיגים את מטרותיהם. מסיבה זו את הרלוונטיות של נימוסים עסקיים מגביר להכפיל, שכן אי ציות לנורמות שלה, עבור מספר סיבות אחרות, לעתים קרובות מוביל לקרע של קשרים עסקיים שימושיים.

בפרשנות רחבה של האתיקה נקראת מערכת של עקרונות כלליים שמטרתם הסדרת היחסים החברתיים. בהתאם לכך, האתיקה של היחסים העסקיים מתייחסת לנושאים הקשורים לסדר ואימוץ האינטראקציה בתחום העסקי.

היבטים אתיים מפורטים של יחסים עסקיים הם נימוסים עסקיים, כולל, למשל, הליך ניהול משא ומתן, כללי התנהגות ארגונית, מסורות עסקיות וטקסים, אלמנטים של כפיפות, נימוסים וסגנונות של תקשורת וכתיבה, כמו גם שאלות של נכונות בהתמודדות עם שותפים ועמיתים עסקיים.

משמעות האתיקה והנימוס, כמרכיביה, טמונה בעובדה שהבסיס הנורמטיבי שהתפתח כתוצאה מהפרקטיקה הממושכת מפשט את התקשורת במידה רבה, ויוצר הקשר מובנה ונגיש בתחום העסקי, המאפשר לך להשיג מטרות בצורה נכונה ולהציל זמן באופן משמעותי.

במילים אחרות, מדובר באלגוריתם מיוחד לפתרון בעיות עסקיות, המאפשר לנו להגדיר ולהשיג בהצלחה את היעדים העסקיים הרצויים באופן רציונלי וללא עימות. רמת הבעלות על אלגוריתם זה מאפשרת לנו להסיק מסקנות ישירות על מידת המקצועיות של שותף עסקי או יריב בסכסוך עסקי.

בהקשר זה חשוב להקפיד על העקרונות הכלליים הבאים:

• דייקנות בכל מקום ובכל דבר;
• אבטחת מידע;
• קול אלטרואיזם;
• נוח, מתאים הסביבה הסביבה העסק;
• דיבור בעל פה ובכתב;
• בעקבות הכללים של תרבות הדיבור העסקי.

סוגי התכתובת העסקית מגוונים, ובמידה מסוימת של קונבנציונליות, ניתן לחלק אותם לשני סוגים עיקריים:

• ביניים - בין ארגונים ממלכתיים, נציגים זרים ופקידים (הערות שונות, תזכירים וצורות אחרות) הם יסודות של יחסים דיפלומטיים;
• מסחרי - מכתבים בעלי מעמד רשמי למחצה המשמשים בתחום קשרי עסקים בין מוסדות וארגונים.

סגנון כתיבת מכתב רשמי, על אף ההבדלים הלשוניים וחלק מההבדלים המסורתיים, הוא בעל בסיס משותף מסוים וקבוצת מוסדות שפותחה על ידי השיטה המקובלת. לדוגמה, מספר דרישות קישוריות פרוטוקול, שנקבעו על ידי המיקום של השולח ואת שורות הנמענים, מבוססים על ההגדרות הראשוניות של כבוד ותקינות הדדית. לכן, ללא קשר לסוג המסמך, מבחינה מבנית עליו להכיל את הרכיבים הבאים:

• ערעור (מעמד רשמי של הנמען);
• מחמאה (מכתב סיום מנומס);
• חתימה;
• תאריך (יום, חודש, שנה ומקום כתיבת ההודעה);
• כתובת השולח (שם משפחה, מעמד רשמי, כתובת ממוקמים בחלק העליון או התחתון של הדף הראשון של המכתב).

בנוסף, קיימים מספר תקנות הקשורות במישרין למכתבים:

• מכתבים עסקיים נכתבים על נייר מכתבים או על גליונות נייר בלבד בצד הקדמי שלהם;
• הדפיסה נעשית בספרות ערביות;
• הודעות מבוצעות בטקסט מודפס;
• מחיקות ותיקונים אינם מותרים בגוף המסמך;
• המסמך מקופל בתוך הטקסט;
• זמן ההמתנה לתשובה למכתב אינו עולה על עשרה ימים.

המסר העסקי צריך להיות יעד ברור וכולל שאלה אחת, וכל נקודה של הטקסט צריך להיות כפוף לחלוטין התוכן שלה, להיות זה הצעה העסקה, חקירה מסחרית, או פשוט מידע רלוונטי.

הסיווג של המסרים העסקיים הוא מגוון, תלוי באוריינטציה התפקודית והממוקדת שלהם. לדוגמה, האותיות הן:

• הודיע;
• תזכורת;
• הזמנות;
• מידע;
• הזמנות;
• מלווה;
• סוגים אחרים.

בתכתובת מסחרית האופיינית ביותר:

• בקשות;
• מציעה;
• הזמנות;
• תלונות;
• מכתבי ערובה.

כצורה של תקשורת עסקית, במובן הקפדני של ההגדרה, מכתבים מחולקים לשני סוגים - עסקים פרטיים הרשמית.

עבור העסק כוללים התכתבות, plying בקרב ארגונים ומוסדות. מכתב רשמי פרטי הוא מסר שנשלח למוסד על ידי אדם פרטי, או להיפך, על ידי מוסד - לאדם פרטי.

ישנם מספר כללי התכתבות עסקית.

• המכתב צריך לעורר את הופעת האינטרס העסקי של המקבל, בבירור על בסיס נתונים עובדתיים משכנע, להראות את היתרונות של השותפות ואת חוסר ההצלחה של שבירת השותפות. הטקסט צריך להיות מעודד, המניע לשיתוף פעולה.
• הביטוי של רגשות אישיים מוגזמים במכתב עסקי אינו הדרך הטובה ביותר להוכיח מקרה אחד ולפתור את הבעיה.
• כדי להימנע מעומס יתר על המלל של המכתב, יש להימנע מכל השוואות פיגורטיביות, מטאפורות, אלגוריות והפרעות.
• לקבלת מצגת ברורה ו תמציתית של הנושא, עדיף להשתמש במשפטים פשוטים, הימנעות פרטים ופרט מופרז. הרעיון הבסיסי של ההודעה צריך להיות נתמך רק על ידי טיעונים רלוונטיים, אשר ממוקמות בדרך כלל את הקבצים המצורפים למכתב (תרשימים, גרפים, נתונים דיגיטליים).
• בטקסט יש להקצות פסקאות, שכל אחת מהן, המייצגת מחשבה עצמאית, מתחילה בשורה חדשה.

• בהודעה עסקית כתובה, שמות תואר, אין להשתמש בהבהרות ובפרטים נוספים. בסוף הכתיבה, מומלץ לבדוק את המסמך ולחסל ביטויים שאינם נושאים את התוכן הסמנטי בפועל.
• אוריינות היא מרכיב בסיסי של הטקסט. נוכחות של שגיאות כתיב ושגיאות אחרות בהודעה אינה מקובלת.
• ציון נושא המכתב הוא חובה. הנושא במסמכים צריך להיות משתקף בקצרה ובאופן מרוכז, זה חוסך זמן בעת ​​קריאת ומאפיין חיובי את השולח. אם המכתב נשלח בדואר אלקטרוני והוא מכיל מידע חשוב במיוחד, יש לספק לו "דגל" מיוחד הזמין בשירות האלקטרוני.
• קריאה טובה של הטקסט מסופק על ידי Arial או Times New Roman גופנים עם גודל גופן ממוצע. עם צורך מיוחד, רעיונות מפתח מותר בסוג נטוי או מודגש.

• בטקסט זה שימושי להשתמש כותרות משנה (3-4), אשר מספקים הבנה קלה יותר של הטקסט כאמור.
• המספרים, הרשימות והרשימות מיוצרים בצורה הטובה ביותר באמצעות סמנים מיוחדים.
• תבנית ארגונית (סכימה) - אינדיקטור מצוין ליעילות ואובייקטיביות בתקשורת העסקית.זה רלוונטי במיוחד בהיבט העסקי, כי זה מאפשר לך להתבלט באור חיובי לעמוד בסטטוס הרשמי.

מבנה המסר העסקי הוא אופייני. באופן מסורתי הוא מכיל:

• מבוא;
• החלק העיקרי;
• מסקנה

ההקדמה מסכמת את מטרת המכתב. החלק העיקרי מתאר את מהות הנושא. לסיכום, רצוי לסכם את התוכן של החלק העיקרי, למשל, בצורה של מסקנות. "פוסטים" וסוגים שונים של הערות שוליים אינם רצויים.

לסיכום, ביטויים לא הולמים הדומים למניפולציות, כגון: "אני מקווה לשותפות מועילה לשני הצדדים", וכן הלאה. עדיף להיפרד במכתב עסקי עם ביטויים פשוטים - "דרישת שלום", "בברכה" וכן הלאה.

בחלק התחתון של ההודעה מצוין: F. I. O., מעמד רשמי, שם החברה, הוא חתם. גם מספרי אנשי קשר מסומנים.

טבלאות וגרפים מצורפים בקובץ נפרד (חבילה), המציין זאת בסוף המכתב. אם יש קבוצה של השקעות, אז הם מקבלים מלאי עם השמות.

אתה יכול להשתמש קיצורים וקיצורים מיוחדים רק אם אתה בטוח כי הנמען יבין אותם.

כדי להפוך את הטקסט קריטית לוגית יותר עקביות באוצר המילים העסקיים, ביטויי דיבור הבאים משמשים קלסרים:

• מסיבה זו;
• בהתבסס על האמור לעיל;
• בגלל זה;
• על פי הנתונים;
• על בסיס זה;
• לשקול;
• ואחרים.

במרחב הווירטואלי, אינטראקציה עסקית, המייצגת תקשורת במיניאטורה, היא ספציפית, ולא פחות מחייבת עמידה בכללי הנימוס הרלוונטיים. עבודה מתאימה עם המכתב, בהתאם לפרקטיקה, מרמזת על יישום ההצהרות הבאות לגבי ההיקף, הסטנדרטים הלשוניים, המבנה והפורמט.

• הנוסחה של הנושא חייבת להתאים בדיוק לנושא שמופיע בטקסט. זה מאפשר לך להתאים במהירות את הקורא למצב הרוח הרצוי.
• את הכמות האופטימלית של המסמך שנשלח בדואר אלקטרוני, להתאים את "מסך אחד", עם כמות מקסימלית של טקסט - גיליון אחד בפורמט A4.
• הגודל האופטימלי של קבצים מצורפים - לא יותר מ -3 MB.
• קבצים שנשלחו מומלץ להיות "ארוז" לתוך תקן zip או rar קידוד ארכיונים. אחרים נחסמים לעתים קרובות במהלך המשלוח.
• היפר-קישורים חייב להיות סטנדרטי (כחול, קו תחתון).
• התשובה לנמען צריכה להיות ממוקמת בראש, בתחילת האות, ולא מתחת. זה חוסך את הכתב מתוך גלילה מוגזמת של הטקסט הקודם.

• עליך להשתמש בשפה של המכתב, השותף המובן ביותר. שאלת השימושיות במקצועיות, באוצר המילים הארגוני, בביטויי סלנג ובקיצורים (בעיקר בהתכתבות חיצונית) נקבעת בנפרד, בהתאם להקשר ולאיכויות של השותפות בהתכתבות.
• חשוב ליידע את השותף על קבלת ההודעה שלו - זה סימן של טעם טוב חלק נימוסים עסקיים, מראה כבוד אליו.
• התשובה צריכה להיות מהירה ככל האפשר. אם מסיבה כלשהי אתה לא יכול להגיב במהירות, אז השותף צריך לקבל הודעה על קבלת מכתב שלו לציין את זמן התשובה. הפסקה זמנית אתית ונוחה לפני מתן תשובה - 48 שעות לאחר קבלת ההודעה. לאחר זמן זה האדם בדרך כלל סבור שהמסר אובד או מתעלם. השהייה מופרזת בהתכתבות היא לעתים קרובות כרוכה בסיכון של אובדן שותף ומטופל בעסקים כהפרה של סטנדרטים אתיים.
• בסוף ההודעה יש להציב פרטי קשר המפורטים בכל האותיות ללא יוצא מן הכלל, ללא קשר לסדר ההפצה.
• במהלך המשלוח, חשוב להקדיש תשומת לב מיוחדת לנושאי פרטיות.

לקבלת מידע נוסף על כללי התנהגות עסקית, ראה את הסרטון הבא.