הדקויות של תקשורת עסקית בטלפון

האמנות של תקשורת עסקית היא היבט חשוב של משא ומתן במשך שנים רבות לא לאבד את הרלוונטיות שלה. עוצמת התקשורת העסקית דרך הטלפון עולה משנה לשנה. ועם התפתחות התקשורת הניידת, היא הופכת לאחת הדרכים העיקריות לתקשר. כדי לבצע שיחות טלפון חשוב לדעת את הפרטים ואת הכללים של תקשורת עסקית.

הטלפון בעולם המודרני משחק תפקיד חשוב, כי בעזרתו אנו מתקשרים עם קרובינו, חברים, עמיתים, ניהול ושותפים עסקיים.

לכן, במהלך שיחה עם מעגל מסוים של אנשים, אדם מיישם את אופן התקשורת המתאים, למשל, לעולם לא יעסוק בדיאלוג עם הבוס שלו, כמו עם חבר קרוב. במצב זה, נעשה שימוש בסוג תקשורת רשמי יותר.

נימוסים עסקיים צריך לשמש גם על ידי עובדים לנהל סקרי דעת קהל, לקבל שיחות מלקוחות, או לנהל משא ומתן בטלפון. לעתים קרובות, זה שיחות טלפון מוצלחות להפוך את המפתח קשרים עסקיים טובים. ואפילו תדמית של חברה יכולה להיות תלויה לחלוטין ביכולתם של העובדים לנהל דיאלוגים חכמים בטלפון.

בשלב זה, רוב השיחות מתבצעות באמצעות מכשירים ניידים. באמצעות כלי תקשורת זה, עליך לפעול לפי כללים מסוימים.

• תמיד לכבות את הטלפון או להגדיר אותו למצב רטט בפגישה עסקית עם לקוח, בקולנוע, בסמינר.
• מכשיר נייד רגיש יותר לקול מאשר טלפון קווי. לכן, במצב שבו, בהיותך במקום ציבורי, יש צורך לנהל שיחה אישית ללא התערבות מבחוץ, אתה יכול פשוט לדבר בשקט והאדם האחר ישמע אותך.

• אל תשימו שיחה רם מדי לטלפון. הוא יכול להפחיד אחרים.
• נסה לדבר בקצרה. בנוכחות של צדדים שלישיים, השיחה לא אמורה להימשך יותר מ -30 שניות, אחרת יש סיכון להיראות לא מנומס מול אדם. במקרה שיש סיבות חוקיות לשיחת טלפון, למשל, מחלה של קרוב משפחה או עסקה גדולה, עליך להודיע ​​לנוכחים על המצב.
• הימנע משיחות טלפון במהלך ארוחת צהריים עסקית. אם יש צורך דחוף לענות על השיחה, אז אתה צריך לעזוב את השולחן ולדבר במקום פחות צפוף.

התקנים האתיים בתקשורת באמצעות הטלפון חשובים עבור העבודה האפקטיבית של החברה. תרבות שיחות הטלפון היא סוג מיוחד של תקשורת עסקית. הכרת כללי הנימוס תסייע לחזק את הקשרים העסקיים ולהגדיל את הרווחיות של הארגון.

• יש צורך לברך את האדם שאיתו תהיה שיחת טלפון. ביטויים הקשורים לשעת היום ("בוקר טוב", "צהריים טובים" או "ערב טוב") מתאימים ביותר לכך.
• במהלך שיחה עסקית, חשוב לפקח על האינטונציה שלך. כדי לא לדחוף את בן שיחו, אתה צריך לדבר בנימוס ובשלווה, הימנעות רגשות מיותרים.

• לאחר הברכה, מומלץ להציג את עצמך ולתת את שמך, מיקום הארגון.
• אם אתה קורא אדם, אתה צריך תמיד להבהיר אם זה נוח לו לדבר כרגע.
• על פי אמות מידה אתיות, אתה צריך להרים את הטלפון לאחר השיחה השנייה או השלישית.
• במהלך השיחה אתה לא צריך לעשן, לאכול מזון או משקאות.
• אם המתקשר מעוניין בעובד אחר של הארגון, אז השיחה צריכה להיות מנותב אליו או להפעיל את פונקציית ההמתנה.
• במצב שבו יש לך את המספר הלא נכון, אתה צריך, בלי לשאול שאלות מיותרות, להתנצל בפני בן שיחת להיפרד מיד.
• לעולם אל תתקשרו מוקדם בבוקר, בהפסקת הצהריים, או לפני תום יום העבודה.
• מזכיר או עוזר יכול לעשות או לענות לשיחות במקום המנהל.

• ניתן להתקשר למספר אישי של שותף או של לקוח רק אם הוא נתן לך את אנשי הקשר שלו. אבל בסופי שבוע וחגים שיחות כאלה אסורים.
• ישנם מקרים שהשיחה נקטעת עקב תקשורת גרועה. במצב זה, מי שהתקשר ראשון צריך להתקשר בחזרה.
• אל תעכב את השיחה. שיחה ארוכה יכולה לשעמם את בן השיח ולגרום לו טינה. אם התקשורת מתעכבת, ומטרת השיחה אינה מושגת, אז הלקוח יכול להתקשר בחזרה למחרת או לארגן פגישה אישית.
• לאחר סיום השיחה, מומלץ להודות לשוחח ולומר לו בנימוס שלום, לאחר ששאל אם יש לו שאלות. פעולה פשוטה זו תגרום לשיחה מלאה ומעודדת שיתוף פעולה נוסף.

כדי שיחת טלפון צריך בזהירות להכין ולבצע מספר פעולות ספציפיות. הבה נבחן ביתר פירוט את עיקרי הדברים.

• בן שיחו צריך להיקרא רק לאחר תוכנית שיחה ברורה כבר נערך. כדי לא לכלול פרטים קטנים, תוכל ליצור תרשים גרפי או סכמטי.
• רשום את השאלות החשובות שאתה צריך לזכור לשאול במהלך תהליך המשא ומתן.
• הכנת מסמכים שיידרשו בתהליך התקשורת (התכתבות, דו"חות, חוזים).

• בדוק עם בן שיחו מראש פרק זמן נוח כדי לבצע שיחה.
• כדי להקליט את המידע שהתקבל, להכין מחברת או יומן.
• מצא את הרשימה הכללית של אנשים אשר ישתתפו בשיחה כדי ליצור קשר עם אותם לפי שם ופטרונומי.
• לפני שתחייג את המספר, נסה לכוון בצורה חיובית, ואז המצב הרגשי שלך, כמובן, צריך לגרום למיקום של בן שיחו.
• ביצוע שיחת טלפון, לשקול את האבטחה של התקשורת במשרד, כי מידע בעל ערך עשוי ליפול לידי המתחרים.

יש גם נקודות שיש לא לכלול ולא מותר בשיחת הטלפון הקרובה.

• אין צורך לדון בעניינים עסקיים עם אדם לא מוכר או אקראי. עדיף לתזמן פגישה אישית.
• לא מומלץ לדרוש החלטה מאדם שאין לו סמכות לעשות כן או אחרת. הוא יכול לתת הסכמה טלפונית, למרות שהוא יהיה יריב של החלטה זו.
• אין צורך בבקשות קוליות, אם אין ודאות כי בן שיחו מסכים איתך ורוצה לעזור.

תפקידו של הטלפון בתקשורת העסקית הוא כפול. לעתים קרובות מאוד, זה distracts מ משימות דחופות שבוצעו במהלך היום, אבל באותו זמן זה מאיץ את הפתרון של משימות רבות. לכן יש ללמוד את עקרונות השיחות הטלפוניות התורמות לשימוש יעיל יותר.

חשוב מאוד שיש טכניקת תקשורת עסקית לעובדים שעבודתם הספציפית היא בשיחות טלפון עם לקוחות פוטנציאליים. חברות רבות מנסה ליצור קשר עם המתקשר מן המילים הראשונות כדי להפוך אותו לקוח אמיתי.

חברות מתחרות בדרכים שונות כדי למשוך לקוחות. שלב חשוב בקידום השירותים הוא מכירות טלפוניות, ולכן מנהלים חייבים לנהל דיאלוג עם הלקוחות בצורה נכונה ובטקטיות, אחרת חוזים רווחיים יגיעו למתחרים.

הטיפים הבאים יעזרו לך להשיג הצלחה בתקשורת העסקית בטלפון.

• מומלץ לבצע שיחות לאדם שסיפק לך שירות שימושי. מילים של תודה הם חשובים מאוד לשיתוף פעולה בעתיד.
• תמיד לחייך תוך כדי פטפוט. החיוך והאופטימיות שלך בוודאי יחושו את המנוי.
• בתהליך המשא ומתן, נסו לחזות את מהלך המחשבות של השיח.
• אף פעם לא מבטאים גסות או שפה המדוברת. זה מנוגד לתרבות התקשורת.
• השתמש בביטויים ומונחים שיובנו על ידי המתקשר.
• אל תכסה את השפופרת בזמן שתדבר במקביל למישהו. כך זלזול עבור בן שיחו.
• הסבר את עמדתך בביטחון ובדייקנות, שכן הדיוק הוא נימוס המלכים.

• משא ומתן חשוב לנהל במהירות, לענות על שאלות שנשאלו ללא דיחוי משפטים מורכבים. הפסקה יכולה להיות מוצדקת רק במקרה שבו מומחה עסוק בחיפוש אחר תיעוד הדרוש למשא ומתן. אם השהיה התעכבה, אז לאדם יש את הזכות המלאה להפריע לתקשורת.
• ברגעי טלפון, תקשורת אמיתית או וירטואלית, אתה חייב להיות מנומס מאוד. צעקות ודיבור בקול רם נחשבים להפרת אתיקה.
• להיפרד מן השיח כראוי, שכן השלמתה המיומנת של השיחה היא לא פחות חשובה מהחלק העיקרי של הדיאלוג. אתה יכול לתת את ההזדמנות לאדם השני כדי לנתק ראשון. בזה אתה מסיים את השיחה בגל ידידותי.

כמובן, עבור תקשורת מוצלחת באמצעות הטלפון אתה צריך דיקציה טובה. כדי להפוך את הדיבור לידי ביטוי ואת הקול שלך נעים, השתמש השיעורים מתוך הווידאו הבא.